Freitag, 21. Mai 2010

Wie ich richtig Emails schreibe

Wenn du diese kleine Anleitung befolgst, wirst du ab sofort nur noch perfekte Mails verfassen, die gerne gelesen werden. Deine Wünsche werden sofort erfüllt, dein Image als Profi wird gefestigt.

Adresse
Fast wichtiger als der eigentliche Empfänger sind alle, die über das Mail Bescheid wissen müssen. Das sind alle, die mit der Angelegenheit irgendwie zu tun haben, besonders Vorgesetzte. Dafür ist das CC:-Feld da.
Für Empfänger, die mehrere Adressen haben, sende das Mail an alle Adressen, dann bist du sicher, dass er es bekommt.

Für Massenmails, Werbung, Newsletters, aber auch Offertanfragen: pass auf, dass du alle Adressen ins AN:-Feld packst. Es sollen ja alle wissen, wer dieses  Mail noch empfängt. Zeige deutlich, wer dir weniger wichtig ist, diese Adressen gehören ins CC:-Feld. Nie das BCC:-Feld verwenden, dann werden die übrigen Empfänger verheimlicht.



Betreff
Zeige dem Empfänger, das dein Mail wichtig ist, ohne bereits zu verraten, um was es geht. Sehr effektiv sind Grossbuchstaben, die Begriffe "Wichtig" oder "Dringend" garniert mit zahlreichen Ausrufezeichen. Bestes Beispiel: "Andreas, ABSOLUT DRINGEND!! SOFORT LESEN!!!" so gehst du sicher, dass dein Mail gelesen wird.

Anrede
Ein Mail ist formlos. Darum ist es auch nicht nötig, den Empfänger zu begrüssen. Der Empfänger weiss, wie er heisst, man hat es ja bereits in de Adresse und im Betreff erwähnt.
Ausnahme: du möchtest etwas anbieten, aber dann muss die Anrede passen. Ein simples Hallo oder Guten Tag ist da nichts, das muss mindestens "Hochverehrte Dame / Hochverehrter Herr" heissen. Aber auch hier: der Name ist überflüssig.

Inhalt
Es gibt zwei Arten von guten Inhalten: der knappe oder der ausführliche. Alles dazwischen ist nichts wert.
Meistens reicht ein knappe Willensäusserung im Sinne von "Sende Datei zu Projekt X" und der Empänger weiss Bescheid, und wenn nicht, kann er problemlos nachfragen. Er hat ja ein Telefon.
Es sei denn, du  möchtest dem Nachfragen ausweichen, dann sende alle nötigen Hintergrundinformationen mit. Es kann ja sein, dass der Empfänger nicht so ausführlich über Projekt X Bescheid weiss, darum datiere den Empfänger über Projekt X auf, spare nicht mit Details über Geschichte und Beteiligte am Projekt. Am besten eignet sich Prosa wie im Schulaufsatz. Aufzählungen sind verpöhnt, du willst ja deinem Schreibstil Ausdruck geben. Es gilt wie in guten Filmen: eine verschachtelte Handlung erhöht sie Spannung.

Abschluss und Gruss
Abschluss und Gruss kannst du dir meist sparen, ein Mail ist ja formlos.
Ausser du willst es ausdrücklich, dann formuliere einen schön geschwungenen Schlussatz, fasse nochmal das Anliegen zusammen und ergänze, was im Hauptteil vergessen gegangen ist.
Wenn schon eine Grussformulierung, dann eine richtige. "Hochachtungsvoll" ist immer gern gesehen. Wenn das etwas zu überschwenglich ist, ist mit einem schlichten "MfG" oder "lg" gut beraten.

Signatur
Eine fette Signatur zeigt, wie wichtig du bist. Darum soll dein Name (resp. Firmename) herausgehoben werden, am besten mit einer knalligen Schnörkelschrift, noch besser als Bilddatei.
Es gehören die vollständigen in die Signatur, d.h. Telefonnummern Zentrale, Direktwahl, Privatnummer, Handynummer, Fax, alle Emailadressen, alle Webadresse, Postanschrift geschäftlich, privat und ggf. Wochenaufenthalt; Schuhgrösse, Heimatort und Blutgruppe machen sich auch gut.
Sehr schön sind geistreiche Zitate als Abschluss. Immer gerne gesehen sind Wort der guten Laune, der Ermutigung, der unversiegenden Lebensenergie.
Wichtig: der Disclaimer, die Vertraulichkeitserklärung, dass schweren Strafen zu rechnen ist, wenn man Informationen daraus preisgibt; und wie man verfahren solle, falls man fälschlicherweise das Email erhält. Der Disclaimer darf gerne ausführlich sein, in 4-Punkt-Schrift nimmt er nicht viel Platz weg.

Darstellung
Sei kreativ! Du hast Dutzende Schriften und Tausende Farben zur Verfügung. Viele Mailprogramme unterstützen Hintergründe. Je bunter und vielfältiger, desto besser. Grosse Schriften sind besser lesbar, besonders, wenn man einen kleinen Bildschirm hat.

Anhänge
Es ist üblich, dass Anhänge im Hauptmail erwähnt werden und in einem zweiten Mail ohne Kommenater nachgesendet werden.

Den Anhang sendet man in der originalen Form von der eigenen Software. Der Empfänger findet immer einen Weg, den Anhang zu öffnen.

Und jetzt
Liebe Kinder, schreibt eure Mails bitte nicht so. Sie werden kaum gelesen oder landen von vornherein im Spamordner. Es ist Korrespondenz, darf etwas vereinfacht werden, aber du wirst selber wissen, wie die Mails aussehen, die du gerne liest.

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